Meer grip in een drukke praktijk

“Onze agenda zit vol, de telefoon staat roodgloeiend, en we moeten nóg een terugbelverzoek afhandelen.”
Herkenbaar? In veel praktijken is dit de dagelijkse realiteit. De werkdruk is hoog, het team draait op volle toeren, en toch voelt het soms alsof je vooral aan het blussen bent.

De vraag is dan niet hoe werken we harder, maar hoe krijgen we meer grip op het proces – zonder in te leveren op kwaliteit?

Slimmer kijken met journey mapping

Journey mapping – het visueel in kaart brengen van de klantreis – helpt om die grip terug te krijgen. Het klinkt misschien abstract, maar het is verrassend praktisch en laagdrempelig.

Door samen met je team te kijken naar wat klanten stap voor stap meemaken, van het plannen van een afspraak tot de nazorg, ontdek je onder andere:

  • waar misverstanden ontstaan,

  • welke informatie ontbreekt,

  • en waar werk dubbel of onnodig wordt gedaan.

Herkenbare knelpunten

Denk aan:

  • klanten die bellen met vragen die ook vooraf per e-mail beantwoord hadden kunnen worden;

  • herhaalde uitleg over medicatie die visueel had kunnen worden meegegeven;

  • of interne onduidelijkheid over wie de opvolging regelt na een consult.

Zodra je deze knelpunten inzichtelijk hebt, kun je ze gericht aanpakken – vaak met eenvoudige, maar effectieve oplossingen.

Wat merkt het team hiervan?

Veel, zo blijkt uit de praktijk. Journey mapping in de dierenartspraktijk leidt tot:

  • minder terugkerende vragen, dus meer rust aan de telefoon en balie;

  • duidelijkere taakverdeling, waardoor iedereen weet wie wat doet;

  • meer werkplezier en betrokkenheid, doordat het team samen oplossingen bedenkt;

  • meer tijd voor échte zorg – minder voor herhalen, zoeken en schakelen.

Zoals een praktijkmanager het verwoordde:

“We zijn eindelijk weer vóór de klant aan het werken in plaats van erachteraan.”

PetCards: van inzicht naar actie

Inzicht is waardevol, maar actie is onmisbaar. Daarom ondersteunt PetCards praktijken om verbeterpunten uit een journey map direct te vertalen naar concrete stappen.

Met PetCards kun je bijvoorbeeld:

  • informatie vooraf automatiseren,

  • nazorginstructies digitaal aanbieden,

  • en herinneringen sturen zonder extra handelingen voor het team.

Zo wordt communicatie consistenter én klantgerichter, terwijl de werkdruk afneemt. Minder herhaling, minder ruis – meer regie.

Meer weten?

In onze whitepaper  “De klantreis centraal: naar betere zorg, meer tevredenheid en minder werkdruk”” lees je hoe journey mapping en digitale tools zoals PetCards jouw team helpen om met meer rust, eigenaarschap en focus te werken.

➡️Download de whitepaper hier

➡️ Lees meer over PetCards?

Meer weten?

 

Klik hier